Abrir um escritório novo, mudar de endereço ou renovar o ambiente de trabalho costuma ser um momento importante para qualquer empresa. Porém, existe uma etapa que pode consumir bastante tempo se não houver planejamento: a montagem dos móveis.

Mesas, cadeiras, armários, gaveteiros, estantes, balcões e móveis de reunião precisam chegar, ser organizados e instalados antes que o espaço possa funcionar normalmente.

Quando existe uma grande quantidade de móveis, tentar resolver tudo de qualquer maneira pode gerar atrasos, peças espalhadas, retrabalho e até problemas na organização do ambiente.

Por isso, uma montagem eficiente começa muito antes da chegada do montador.

Neste artigo, o TemProfissionais mostra como preparar um escritório para receber uma grande quantidade de móveis e quais cuidados podem ajudar a tornar o processo mais rápido, organizado e seguro.

Por que a montagem de um escritório exige planejamento?

Montar um único móvel em casa é uma tarefa relativamente simples de organizar.

Em uma empresa, a situação pode ser completamente diferente.

Imagine um escritório com várias salas e dezenas de funcionários. Se os móveis forem montados sem uma ordem definida, o trabalho pode interferir na circulação das pessoas e até impedir que determinados setores funcionem.

Além disso, quando as peças são deixadas em locais diferentes, o profissional pode perder bastante tempo procurando componentes, transportando caixas e reorganizando o ambiente.

Por isso, o planejamento deve considerar não apenas a montagem, mas também:

• Entrega dos móveis;
• Conferência das peças;
• Organização das caixas;
• Sequência dos ambientes;
• Quantidade de profissionais;
• Horário de trabalho;
• Transporte interno;
• Instalação;
• Limpeza após o serviço.

Uma boa preparação pode fazer uma grande diferença no resultado.

Comece fazendo um inventário dos móveis

Antes de contratar alguém para realizar a montagem, faça uma relação de tudo que será instalado.

Não precisa ser algo complicado.

Uma planilha simples já pode ajudar.

Por exemplo:

AmbienteMóvelQuantidadeRecepçãoBalcão1RecepçãoCadeiras3Sala administrativaMesas8Sala administrativaGaveteiros8DiretoriaMesa1DiretoriaArmário2ReuniãoMesa1ReuniãoCadeiras12

Essa lista permite visualizar o tamanho real do trabalho.

Também ajuda o profissional a preparar o orçamento e avaliar quantas pessoas serão necessárias.

Separe os móveis de acordo com cada ambiente

Uma estratégia simples para ganhar tempo é manter os produtos próximos de onde serão utilizados.

Se as mesas da sala administrativa estiverem em outro andar, por exemplo, será necessário transportar todas as caixas antes da montagem.

Quando isso acontece com dezenas de móveis, o tempo gasto apenas com deslocamento pode ser significativo.

Sempre que possível, organize os produtos por setor.

Exemplo:

Sala 1: mesas e gaveteiros.

Sala 2: armários e estantes.

Recepção: balcão e cadeiras.

Sala de reunião: mesa e cadeiras.

Isso cria uma sequência mais lógica para o trabalho.

Não abra todas as caixas de uma vez

Pode parecer tentador abrir todas as embalagens para acelerar o processo.

Mas, em uma montagem grande, isso pode acabar dificultando a identificação das peças.

Parafusos, ferragens e componentes pequenos podem se misturar.

O ideal é trabalhar por conjuntos.

Abra determinado produto, identifique suas peças, faça a montagem e depois passe para o próximo.

Em móveis iguais, o profissional pode estabelecer uma sequência de trabalho para tornar o processo mais eficiente.

Confira se os produtos estão completos

Um dos maiores problemas em uma montagem de grande volume acontece quando uma peça importante está faltando.

Imagine que uma equipe foi contratada para montar 30 mesas e descubra que algumas possuem componentes ausentes.

A montagem daqueles produtos poderá ficar parada.

Por isso, sempre que possível, faça uma conferência das mercadorias antes de programar a etapa final da montagem.

Também observe se existem:

• Caixas danificadas;
• Produtos diferentes do pedido;
• Peças quebradas;
• Componentes faltando;
• Ferragens incompatíveis.

Identificar esses problemas antecipadamente facilita muito a solução.

Defina quais ambientes precisam ficar prontos primeiro

Nem todos os setores de uma empresa possuem a mesma prioridade.

Talvez a recepção precise funcionar imediatamente.

Talvez o setor comercial seja o primeiro a voltar às atividades.

Ou talvez a sala de reunião precise estar pronta para um compromisso já agendado.

Defina essa ordem antes do início da montagem.

Assim, caso o projeto seja maior do que o previsto, os ambientes mais importantes poderão ser finalizados primeiro.

Quantos montadores são necessários?

Essa é uma pergunta que não possui uma resposta única.

A quantidade de profissionais depende do número de móveis, complexidade dos produtos, prazo disponível e condições do local.

Um pequeno escritório pode ser atendido por um profissional.

Um projeto com dezenas de mesas e armários pode exigir uma equipe.

Porém, colocar muitas pessoas trabalhando no mesmo espaço sem organização também pode atrapalhar.

O ideal é dimensionar a equipe de acordo com o projeto.

Rapidez não deve significar pressa

Existe uma diferença entre trabalhar com produtividade e trabalhar de maneira apressada.

Um montador experiente consegue ganhar tempo utilizando uma sequência organizada, ferramentas adequadas e conhecimento técnico.

Isso é diferente de simplesmente tentar terminar o serviço o mais rápido possível.

Uma montagem feita com pressa pode resultar em:

• Portas desalinhadas;
• Gavetas com problemas;
• Parafusos mal apertados;
• Peças danificadas;
• Móveis desnivelados;
• Necessidade de retrabalho.

O objetivo deve ser produzir mais em menos tempo sem comprometer a qualidade.

Organize as ferramentas antes do início

Em um serviço grande, alguns minutos perdidos repetidamente podem representar horas no final do projeto.

Por isso, as ferramentas devem estar organizadas e disponíveis.

Dependendo do tipo de móvel, podem ser necessárias ferramentas como:

• Parafusadeira;
• Furadeira;
• Chaves;
• Trena;
• Nível;
• Alicates;
• Martelo;
• Brocas;
• Extensões;
• Equipamentos de proteção.

A necessidade varia de acordo com o trabalho.

O importante é que o profissional saiba antecipadamente o que encontrará no local.

Prepare o espaço para a equipe

Antes da chegada dos montadores, retire objetos que possam atrapalhar a circulação.

Também deixe livre uma área suficiente para abrir embalagens e organizar as peças.

Se houver equipamentos eletrônicos, documentos ou objetos frágeis no local, proteja-os ou retire-os temporariamente.

Isso ajuda a reduzir riscos durante a movimentação dos móveis.

Pense na circulação dos funcionários

Uma montagem pode acontecer enquanto a empresa continua funcionando.

Nesse caso, é necessário pensar na circulação das pessoas.

Ferramentas, caixas e peças não devem ficar espalhadas em locais onde funcionários ou clientes possam tropeçar.

Quando possível, programe a montagem para horários de menor movimento.

Dependendo da empresa, pode ser mais conveniente realizar determinadas etapas fora do horário comercial.

Cuidado com instalações elétricas

O posicionamento dos móveis pode interferir diretamente na infraestrutura do escritório.

Antes de colocar mesas e armários, observe:

• Tomadas;
• Pontos de internet;
• Cabeamento;
• Interruptores;
• Passagens de fios;
• Equipamentos de rede.

Um armário colocado na frente de uma tomada pode dificultar o acesso.

Uma mesa posicionada longe do ponto de internet pode exigir cabos adicionais.

Por isso, o layout deve ser definido antes da montagem.

Planeje o posicionamento das mesas

Em escritórios modernos, a disposição das mesas influencia bastante a organização do ambiente.

Antes de começar, determine:

• Onde cada funcionário ficará;
• Onde ficarão computadores;
• Onde estarão os pontos de energia;
• Por onde passarão os cabos;
• Onde ficarão armários e gaveteiros;
• Qual será a circulação das pessoas.

Uma pequena mudança planejada antes da montagem pode evitar muito retrabalho depois.

E se existirem móveis antigos?

Em uma reforma ou mudança de escritório, muitas vezes existe outro problema: retirar os móveis antigos.

Nesse caso, pode ser necessário contratar serviços de desmontagem antes da montagem dos produtos novos.

Isso exige planejamento adicional.

A sequência pode ser:

Desmontagem → retirada dos móveis antigos → preparação do ambiente → entrega dos móveis novos → montagem → organização final.

Se os móveis antigos forem permanecer em outro local, a desmontagem deve ser feita com cuidado para evitar danos às peças.

Como evitar desperdício de tempo durante a montagem?

Alguns hábitos simples podem melhorar bastante a produtividade.

Evite mudar o projeto durante a execução

Se a posição dos móveis já foi definida, tente não alterar o planejamento no meio do serviço.

Tenha os produtos disponíveis

O profissional não deve precisar esperar a chegada das caixas.

Deixe os ambientes preparados

Quanto menos obstáculos, melhor.

Informe todas as particularidades

Se existe um móvel que precisa ser fixado, desmontado ou adaptado, avise antes.

Defina uma pessoa responsável

Em projetos grandes, é interessante ter alguém para acompanhar a montagem e tomar decisões quando necessário.

Faça uma inspeção depois da montagem

Quando o último móvel for instalado, ainda existe uma etapa importante: a conferência.

Não basta olhar rapidamente para o ambiente.

Faça uma verificação.

Confira se:

• Todas as mesas estão niveladas;
• Gavetas funcionam corretamente;
• Portas abrem e fecham;
• Armários estão firmes;
• Cadeiras foram montadas corretamente;
• Puxadores estão instalados;
• Os móveis estão nos locais definidos;
• Não existem peças soltas;
• Não houve danos durante a montagem.

Em projetos grandes, essa conferência pode ser feita por ambiente.

Monte um cronograma realista

Um erro comum é estabelecer um prazo muito curto sem considerar a quantidade de trabalho.

A duração da montagem pode variar conforme:

• Número de móveis;
• Modelo dos produtos;
• Complexidade;
• Quantidade de profissionais;
• Necessidade de desmontagem;
• Condições de acesso;
• Andares;
• Elevadores;
• Espaço disponível.

Por isso, antes de prometer que tudo ficará pronto em determinado período, o ideal é permitir que o profissional avalie o serviço.

Quando contratar uma equipe de montadores?

Uma equipe pode fazer sentido quando existe grande quantidade de móveis e um prazo definido para concluir o trabalho.

Por exemplo:

• Mudança completa de escritório;
• Implantação de uma nova filial;
• Montagem de várias estações de trabalho;
• Instalação de mobiliário corporativo;
• Reforma de ambientes;
• Grandes projetos comerciais.

Nesse cenário, o planejamento da equipe é tão importante quanto a habilidade individual de cada profissional.

Como escolher os profissionais?

Não escolha somente pelo orçamento mais barato.

Para um projeto corporativo, procure avaliar:

Experiência: o profissional já realizou montagens semelhantes?

Organização: ele consegue trabalhar com grande quantidade de móveis?

Ferramentas: possui os equipamentos necessários?

Prazo: consegue atender ao cronograma?

Referências: existem avaliações ou trabalhos anteriores?

Comunicação: responde claramente às dúvidas?

Garantia: existem condições definidas para eventuais problemas relacionados à montagem?

Esses critérios ajudam a reduzir o risco de contratar alguém que não esteja preparado para o tamanho do projeto.

Quanto custa montar móveis de escritório?

Não existe um preço único.

O orçamento pode variar conforme a quantidade de móveis e a dificuldade do serviço.

Entre os fatores considerados estão:

• Quantidade de peças;
• Tipo de mobiliário;
• Número de ambientes;
• Necessidade de desmontagem;
• Necessidade de equipe;
• Distância;
• Acesso ao imóvel;
• Prazo solicitado;
• Fixações ou instalações adicionais.

Para obter uma estimativa mais próxima da realidade, forneça ao profissional o máximo de informações possível.

Fotos e uma lista dos móveis também podem facilitar a avaliação.

Checklist para preparar uma grande montagem

Antes da chegada dos profissionais, confira:

• Lista dos móveis pronta.
• Quantidades conferidas.
• Produtos separados por ambiente.
• Embalagens verificadas.
• Espaços liberados.
• Layout definido.
• Tomadas e pontos de internet identificados.
• Móveis antigos retirados ou com desmontagem programada.
• Horário da montagem definido.
• Acesso ao prédio organizado.
• Elevador disponível, quando necessário.
• Ferramentas adequadas.
• Equipe dimensionada.
• Responsável pelo acompanhamento definido.
• Conferência final planejada.

Onde encontrar profissionais para montagem de escritório?

Encontrar profissionais preparados para um projeto de grande porte pode ser um desafio quando você não possui indicações.

O TemProfissionais pode ajudar nesse processo ao aproximar clientes de profissionais que oferecem diferentes tipos de serviços.

Ao procurar um montador para um escritório, informe detalhadamente o que precisa.

Quanto mais informações forem fornecidas, melhor será a compreensão do projeto.

Informe:

• Cidade;
• Tipo de estabelecimento;
• Quantidade de móveis;
• Tipos de móveis;
• Prazo;
• Necessidade de desmontagem;
• Necessidade de equipe;
• Fotos do ambiente;
• Outras particularidades.

Conclusão

Uma grande montagem de móveis para escritório não precisa se transformar em uma operação complicada.

O segredo está em organizar as etapas antes de começar.

Faça um levantamento dos móveis, prepare os ambientes, defina prioridades, confira as mercadorias, organize o espaço e escolha profissionais compatíveis com o tamanho do trabalho.

Também não confunda velocidade com pressa.

Uma montagem realmente eficiente é aquela que consegue economizar tempo sem abrir mão da qualidade e da segurança.

Quando existe planejamento, o profissional consegue trabalhar melhor, a empresa sofre menos interferência em sua rotina e o escritório pode ficar pronto para receber os funcionários em menos tempo.

Precisa montar seu escritório?

Se sua empresa está mudando de endereço, renovando o mobiliário ou preparando uma nova unidade, procure profissionais para realizar a montagem.

No TemProfissionais, você pode pesquisar profissionais para serviços de montagem, desmontagem e instalação.

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